FAQ

Es posible que en ocasiones usted se haya formulado algunas preguntas en relación con los servicios de tratamiento y gestión de la información. A continuación le indicamos las cuestiones que empresas e instituciones se plantean con mayor frecuencia.

¿En qué consiste el outsourcing documental?
Es un servicio global que abarca todas las necesidades documentales del cliente: generación de documentación, captura e indexación; alojamiento en servidores LAN/WEB con hosting, housing o cloud computing; gestión como archivo vivo hasta su ubicación en Centros de Custodia, expurgo y destrucción. Por tanto, es la manera más eficaz de gestionar el sistema de información de cualquier cliente, siempre de la mano de un especialista en la materia.
¿Qué es la consultoría documental?
Es la provisión de soluciones, basadas en normativas o reorganización de procesos, elaboradas a partir de un estudio realizado por especialistas en el tratamiento de la documentación, en un escenario u organización determinados, y siempre con el propósito de optimizar los costes y minimizar los problemas de gestión.
¿Qué se entiende por control y gestión de bibliotecas?
Se trata de la posibilidad de externalizar la totalidad de actividades asociadas a la gestión y mantenimiento de bibliotecas o fondos documentales. Con el servicio MDAnet Bibliotecas, se pone a disposición del cliente una aplicación que integra funciones derivadas de las nuevas necesidades en aspectos como: gestión de tesauros, edición de estadísticas, edición de registros, incorporación de contenidos multimedia, compatibilidad de lenguajes, acceso vía web, etc.

¿En qué consiste el servicio Data Entry?
Es un servicio que posibilita la grabación y verificación de datos manuscritos por medio de aplicaciones informáticas desarrolladas por MDA. Se adapta a cualquier tipo de documento. Una vez grabados y verificados los datos pasan al Departamento de Control de Calidad para la validación conjunta de los ficheros finales, comprobándose así que no falta información obligatoria.
¿Qué es el archivo activo?
Corresponde a la documentación que una organización utiliza de manera habitual, por lo que necesita disponer de ella de forma permanente y en plazos de tiempo muy rápidos.
¿Qué implica la digitalización de la documentación de un cliente?
Depende de cada cliente. En líneas generales, implica convertir tareas y gestiones administrativas manuales en rutinas y procesos de workflow por imágenes, lo que permite la mejor utilización de tiempos y recursos.
¿En qué consiste el servicio BACKUPnet?
Es un servicio de copias de seguridad online desarrollado por MDA en su Centro de I+D+i que permite automatizar la realización de copias de seguridad de forma económica, rápida, segura y confidencial. La transmisión de la información se basa en un complejo sistema de encriptación a través de un algoritmo único para cada cliente.
¿Qué es la videograbación e indexación de imágenes?
Es una alternativa a la tradicional manipulación y gestión cotidiana de la documentación, con los consiguientes costes que ello supone. Habitualmente, el procedimiento de trabajo comienza con la definición de los protocolos de seguridad para la recogida y la transmisión de las imágenes online (habitualmente mediante comunicaciones en ambos sentidos por puertos FTP entre los servidores del cliente y la infraestructura NTIC de MDA), así como con la parametrización de los elementos a indexar.
¿Por qué tengo que externalizar la gestión y custodia de la documentación de mi organización?
Para poder dedicarse exclusivamente al desarrollo de su negocio, confiando la gestión y custodia de su documentación a un especialista fiable, con la máxima experiencia y que apueste por la constante innovación. La liberación de los recursos que la empresa dedica en la actualidad al mantenimiento de su documentación permite mejorar los niveles de rentabilidad, convirtiendo además los costes fijos en costes variables.
¿Qué es una Sala Faraday?
Se trata de un entorno físico concebido para la custodia de soportes informáticos, CD’S, DVD, cintas… Implica disponer de unas instalaciones exclusivas en materia de seguridad física, con unas condiciones de temperatura y humedad controladas en todo momento dentro de un campo magnético neutro.
¿Qué es una Sala ZAR?
ZAR son las siglas que corresponden a Zona de Acceso Restringido. Por tanto, se trata de un entorno de alta seguridad destinado a la custodia de aquella documentación que, por diversas causas, requiere un nivel de protección especial. Dispone de sistemas autónomos de detección y extinción de incendios y cuenta con un perímetro de seguridad, ubicado en el interior del Centro de Custodia, cuyas características constructivas y funcionales lo convierten en un auténtico “bunker” donde custodiar todo tipo de documentación.
¿Cuáles son las particularidades de la custodia de los historiales clínicos?
El historial clínico es uno de los tipos de documentación más complejos en su gestión y heterogéneos en su composición que existen. Por su naturaleza, tiene personalidad jurídica propia; incluso una vez convertido en “exitus” continúa siendo útil y queda al servicio de la ciencia. Todo ello implica la necesidad de que, además de garantizar una gestión eficiente, segura y, sobre todo, confidencial, sea imprescindible adoptar soluciones de continuidad que garanticen su mantenimiento y conservación durante toda su vida.
¿En qué consiste el servicio de Buzones Verdes?
Buzones Verdes (BUVE) es un servicio dirigido a aquellas organizaciones que tienen la necesidad diaria de controlar la documentación a reciclar y garantizar en todo momento la debida seguridad y confidencialidad de la totalidad del proceso. Consiste en la ubicación de buzones, fabricados en cartón de alta resistencia y antihumedad, en todas las oficinas y plantas de trabajo del cliente, para poder reciclar con toda seguridad su documentación. Una modalidad es BUVE Confidencial, que incorpora buzones fabricados en aluminio con un mecanismo de cierre que imposibilita su manipulación y apertura.
¿Cómo puedo gestionar de manera más eficaz los stocks de mi empresa?
La solución radica en optimizar el espacio de una organización minimizando costes, dado que muchas empresas se ubican en centros urbanos y otros lugares con un coste de propiedad o alquiler muy alto, por lo que potencial ahorro que se consiga por elevados volúmenes de compra de materiales de marketing e imprenta nunca compensará lo que haya que dedicar a su almacenamiento en sus propias instalaciones. Subcontratar esa faceta con un proveedor de confianza es sinónimo de una empresa más competitiva, productiva y rentable.
¿Qué es la plataforma MDAnet Logística?
Es una aplicación para el control logístico de almacenes desarrollada a medida que garantiza la gestión inteligente del almacén del cliente. Facilita el control y la gestión de todas las actividades relativas a conservación, ordenación, tratamiento adecuado del material, control del stock disponible y de nuevos ingresos, control de solicitudes de artículos, confección de catálogos de artículos disponibles y emisión de informes de explotación del almacén.

En cualquier caso, si quiere usted formularnos alguna cuestión que no ha sido recogida aquí, le rogamos que se ponga en contacto con nosotros. Atenderemos sus dudas con la mayor brevedad posible.