COITIM: digitalización y custodia documental

businessman scanning of a finger on a touch screen interfaceEL CLIENTE

El COITIM (Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid) es una corporación profesional de derecho público con personalidad jurídica propia y plena capacidad jurídica pública y privada para el cumplimiento de sus fines.

El origen de la profesión se encuentra en 1850, fecha en que se promulga el Real Decreto-Ley que establece en España las enseñanzas industriales, produciéndose desde los comienzos un movimiento asociativo cuya finalidad es agrupar a estos nuevos profesionales.

Bajo la actual denominación de COITIM, la entidad desarrolla su actividad desde 1969, momento en el Ministerio de Educación y Ciencia procedió al cambio de denominación de la carrera universitaria de los técnicos de grado medio bajo la titulación de ingenieros técnicos, seguidas de las palabras correspondientes a la especialidad cursada.

 

EL RETO

Dentro del cumplimiento de sus fines enmarcados en ofrecer el mejor servicio a sus asociados, el COITIM se planteó llevar a cabo la digitalización de la documentación archivada en su sede colegial. Los responsables del Colegio consideraron que la digitalización y custodia de los documentos contribuiría de manera eficaz a asegurar la conservación de dicho patrimonio, facilitando su búsqueda mediante nuevas herramientas informáticas.

Tres eran los grandes desafíos planteados: garantizar que el patrimonio documental siempre estuviera a salvo en caso de alguna clase de siniestro (por ejemplo, un incendio en la sede colegial); facilitar el acceso a la documentación con un sistema acorde a las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones; y cumplir con las exigencias que marca la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que obliga a la utilización de expedientes, notificaciones y registro electrónico a partir de octubre de 2018.

 

LA SOLUCIÓN

La solución aportada por MDA al COITIM se llevó a cabo en tres fases. En un primer momento se procedió a la digitalización y custodia de toda la documentación generada por los colegiados en sus expedientes para su incorporación y consulta en formato digital vía web (sólo para usuarios autorizados con claves y contraseñas). La consulta de documentación se realiza bien vía digital a través de la web o solicitando el original que se encuentra en los Centros de Custodia de MDA.

De modo paralelo se produjo una segunda etapa en la que se procedió a la custodia documental de los trípticos de presentación de proyectos (trabajos profesionales en general) que había almacenados desde 1994. Estos trabajos están disponibles para su consulta en cualquier momento por parte de los asociados, estableciéndose que en caso de necesidad se puede enviar una copia digitalizada por correo electrónico.

La tercera fase, de mayor alcance, ha consistido en la digitalización y custodia de la totalidad de la documentación generada por el COITIM en su archivo general. En el caso de documentación histórica se optó por una digitalización full-text que permite la búsqueda de cualquier palabra que aparece en el texto de los documentos; en lo que se refiere a la documentación nueva, se registra con una aplicación informática que genera un código de barras y con posterioridad se procede a su digitalización y se establece la posibilidad de su consulta vía telemática.

En definitiva, la Solución de Digitalización y Custodia Documental de MDA permite que el COITIM cumpla de manera más eficaz  con sus fines asociativos y con la legislación vigente, reduciendo a cero el nivel de errores en esta clase de procesos y ahorrando costes económicos al sustituir costes fijos por costes variables. De esta manera, el Colegio se encuentra en vanguardia tecnológica para asumir los retos de defensa de los profesionales a los que agrupa y del sector en general.

 

DIGITALIZACIÓN

GESTIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN