Compañía aseguradora: gestión y custodia de documentación

DIGITALIZACIÓNEL CLIENTE

Compañía aseguradora con presencia en toda España. Tiene una sede central que trabaja en estrecha conexión con un conjunto de pequeñas delegaciones y oficinas locales muy dispersadas y atomizadas.

Cada una de las delegaciones y oficinas locales tiene su propio archivo, lo que implica disponer de múltiples locales de pequeño tamaño.

 

EL RETO

La aseguradora intentaba concentrar todos sus archivos de una manera centralizada. Hasta ese momento cada pequeña oficina contaba con su propio archivo, lo que implicaba problemas como la necesidad de una gran cantidad de espacio físico, con el consiguiente coste económico, así como una escasa uniformidad en los sistemas de archivado.

La compañía de seguros se marcó el propósito de liberar los recursos que dedicaba a la guarda y custodia de su documentación en papel, convirtiendo sus costes fijos en costes variables, sin que ello implicara en ningún momento dejar de mantener el máximo grado de control sobre la documentación en custodia.

 

LA SOLUCIÓN

MDA procedió a centralizar todo el archivo de la compañía aseguradora en sus centros de custodia. Toda la documentación es introducida en contenedores normalizados y posteriormente transportada en vehículos propiedad de MDA hasta dichos centros de custodia, donde se descarga y ubica conforme un minucioso protocolo de seguridad que garantiza la completa trazabilidad.

La empresa de seguros ha conseguido liberar  los múltiples espacios, en régimen de propiedad y/o alquiler, que tenía asignados a este concepto. Al mismo tiempo dispone de un soporte web en tiempo real, controla el crecimiento vegetativo de su documentación y cuenta con una solución que le asegura máximos niveles de continuidad y confidencialidad.

En suma, la aseguradora ha logrado generar un conjunto de economías de escala y sinergias que le han permitido incrementar sus niveles de productividad, rentabilidad y competitividad. Además dispone de una solución escalable para afrontar próximos desafíos en el futuro.

GESTIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN (ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA)