Empresa energética: archivo activo

Empresa energética: archivo activoEL CLIENTE

Empresa centrada en el sector energético. La compañía tiene la doble faceta de productor de energía y distribuidor de la misma a clientes domésticos y profesionales (con muy diferentes niveles de exigencia y necesidades) mediante distintos servicios de proveedor integrado.

La entidad cuenta con oficinas de inspección y atención al público en la totalidad de las provincias españolas, lo que implica una estructura muy atomizada y capilarizada, en la que las pequeñas delegaciones no se encuentran relacionadas entre sí.

En cada una de estas oficinas se ofrecen servicios de variada índole (desde los de carácter comercial hasta los que tienen que ver con el mantenimiento de infraestructuras) a una base instalada de millones de clientes.

 

EL RETO

Debido a esa gran cantidad de clientes, el proveedor energético desarrolla una intensa actividad a lo largo de su red de oficinas. Entre las tareas que lleva a cabo se encuentra la realización de los partes de inspecciones de las instalaciones de los clientes finales, en los que se acredita su cumplimiento de las normativas vigentes. También tienen un considerable peso específico las tareas de mantenimiento del conjunto de infraestructuras (tuberías, llaves de paso, conexiones…).

Como consecuencia de todo ello, la empresa se veía obligada a gestionar una ingente cantidad de documentación, con un crecimiento exponencial. Esta documentación siempre debe permanecer disponible (por ejemplo, cada vez que se produce una avería los técnicos han de poder consultarla en un lapso de tiempo muy rápido y sin que sea posible ninguna clase de error).

Esta situación implicaba dos circunstancias adicionales: el cliente necesitaba una gran cantidad de recursos humanos específicamente dedicados a las tareas de mantener y gestionar toda esta información; y requería un significativo espacio físico donde almacenarla. Ambos hechos suponían un notable coste económico.

 

LA SOLUCIÓN

MDA ha implantado en el proveedor energético su solución de Archivo Activo, lo que le está permitiendo gestionar en tiempo real su información al tiempo que minimiza sus costes económicos.

La solución garantiza al cliente una alta accesibilidad a su documentación, optimizando el espacio que dedica al archivado y aportándole un equipo humano particularmente cualificado para su mantenimiento.

De esta manera, la compañía energética ha conseguido optimizar la estructura de sus recursos humanos y convertir sus costes fijos en costes variables. Gracias a la colaboración con MDA, ahora dispone de la capacidad de trabajar con profesionales capaces de identificar oportunidades de mejora en sus procesos documentales y sienta las bases para poder destinar sus recursos humanos exclusivamente a su negocio, rentabilizando así su organización.

ARCHIVO ACTIVO (RECURSOS HUMANOS)